효율적인 업무의 시작! 체계적으로 스케줄 관리하는 방법

  

검토하지 못한 서류더미, 회신해야 할 이메일. 끝내지 못한 일들은 무럭무럭(?) 잘도 쌓여 갑니다. 오늘 밤도 잔무의 격랑 속에서(모두가 퇴근한 사무실에 혼자 남아) 허우적대고 있을 당신께, 효율적인 업무 스케줄 관리를 권해드립니다. “그걸 누가 몰라서 이럽니까?”라는 볼멘소리가 벌써부터 들리는 것 같습니다. 본의 아니게 스트레스를 가중시켰다면 송구합니다. 하지만 혹시 또 아나요? 지금 소개해드릴 이 노하우가 여러분의 퇴근 시간을 바짝 당길 수 있을지!

스케줄 작성 3스텝

효율적인 스케줄 관리의 첫걸음은 바로 ‘스케줄 작성’입니다. 지피지기면 백전백승이라 했죠. 내가 내 스케줄을 잘 알아야 이 스케줄이라는 녀석을 통솔할 수 있을 겁니다. 하지만 의외로 스케줄 작성 단계를 생략하는 직장인들이 많다고 합니다. 잠깐의 귀찮음이 정시 퇴근의 꿈을 실현시켜줄 수 있다는 믿음으로, 아래의 3가지 스텝을 잘 익혀두시기 바랍니다.

Step 1. 월간 계획, 확정·협업·유동 업무 순으로 짜기

월간 계획을 짤 때는 일정 조율이 불가능한 ‘확정 업무’, 타인에게 자료를 요청해야 하는 ‘협업 업무’, 일정 조율이 가능하거나 혼자 언제든 처리할 수 있는 ‘유동 업무’로 나눠야 합니다. 그런 다음, 자신이 사용하는 캘린더에 순서대로 정리를 해보세요. 확정 업무를 먼저 기록하고, 적합한 시간에 협업 업무를 끼워 넣는 게 좋습니다. 남는 시간에 유동 업무를 적으면 되고요. 이렇게 해놓으면, 월간 계획이 한눈에 싸~악 파악될 거예요.

Step 2. 주간 계획, 요일별 신체 리듬에 맞춰 작성

주간 계획은 요일별 신체 리듬을 파악한 뒤 세우는 것이 효율적입니다. 비즈니스 전문가 마츠모토 유키오의 <효율적으로 일하는 기술>에 따르면, 월요일엔 통화 등 잡무가 집중됩니다. 뭔가 한 가지에 집중하기 어려운 날이죠.(월요병 증상도 감안해야겠습니다.^^) 그래서 월요일엔 가급적 잡무 처리에 전념하는 게 좋습니다. 

화요일과 수요일엔 업무 리듬이 상승세를 타는데요, 이때를 공략해 중요 업무를 처리해보시면 좋겠습니다. 일주일 중 가장 힘든 고비라는 목요일은 피로 축적도가 상당할 겁니다. 그러니 단순 업무 위주로 움직이면서 체력을 재정비해두세요. 주말을 앞두고 있기는 하지만 체력적으로 대단히 지쳐있는 금요일은 대중소를 막론하고 모든 업무에 관하여 더블 체크, 트리플 체크를 해주세요.

Step 3. 일일 계획, 3개 항목으로 나눠 중간 점검할 것

일일 계획표는 아래와 같이 3개 항목으로 나눠 우선순위를 정해두면 편합니다. 

① 오늘 반드시 끝내야 하는 일

② 오늘 해야 하는 일

③ 시간이 나면 처리하는 일

진행 사항을 중간 점검하는 것도 중요하죠. 업무를 끝낼 때마다 목록에서 하나씩 지워나가는 겁니다. 일을 마무리했다는 성취감이 느껴져 새로운 업무에 도전할 수 있는 자신감과 집중력을 충전할 수 있을 거예요. 단, 빨리 끝낼 수 있거나 사소한 업무 등 쉬운 일만을 목록에 넣는 것은 좀 곤란하겠죠?

신속한 스케줄 진행을 위한 3중 멘탈 쉴드 

스케줄 작성을 아무리 노련하게 해놓았더라도, 막상 진행을 해나가다 보면 체력적, 심리적으로 위태로워질 수 있습니다. 그러다 보면 업무 속도 또한 지지부진, 퇴근 시간은 점점 멀어져만 갑니다. 그래서 준비했습니다. 신속하고 정확한 스케줄 진행을 위한 3중 멘탈 쉴드!

안 풀리는 일에는 매달리지 말기로

시간은 한정적입니다. 일이 많으면 정해진 시간 안에 모두 끝낼 수가 없죠. 한 가지 일에만 매달리다가는 다른 일정도 밀리기 십상입니다. 안 풀리는 일은 과감히 넘기세요. 다음 일로 미련 없이 넘어가세요. 우선순위 중 가장 쉬운 일부터 시작하길 추천합니다. 집중력을 발휘할 수 있는 적절한 시간 범위는 1시간 30분 정도인데요. 이 ‘골든타임’ 동안 업무를 마무리 짓지 못했다면 얼른 다음 일정으로 넘어가는 것이 좋습니다. 완벽주의를 고집하다 스케줄이 밀리고 좋은 성과를 내지 못할 수도 있으니까요.

집중력을 흐리는 방해 요소를 타파하자

갑작스러운 상사의 지시나 동료의 키보드 소리 등은 집중력을 흐트러뜨리는 외적인 방해 요소가 되죠. 집중력이 곧 전부입니다. 이럴 때는 방해받고 싶지 않다는 신호를 주는 게 좋습니다. 예를 들어 업무 환경에서의 생산성 향상을 전문으로 하는 컨설팅 회사 프로덕티비티프로(TheProductivity Pro)의 회장 로라 스택은 ‘집중해서 일을 해야 할 때는 빨간 모자를 쓰겠다’라고 이야기해두라는 조언도 했는데요. 내적인 방해요소 또한 경계해야 할 사항입니다. 내면 깊은 곳에서부터 스멀스멀 피어오르는 마음의 소리는 잠시 볼륨을 낮추세요. 스스로를 통제할 수 있는 자제력을 기르는 것이 중요합니다.

오늘의 일은 가급적 오늘 안으로

계획대로 업무 처리가 되지 않아 일정 관리에 실패하는 일이 잦다면, 일을 미루는 습관이 있지 않은지 점검해봅시다. 미국의 저명한 심리학자 닐 피오레 박사는 ‘일 미루기 일지’를 기록해보라고 당부했습니다. 일을 뒤로 미뤘던 날짜와 시간, 뒤로 미룬 일과 그 이유, 일을 미루면서 떠오른 생각과 느낌, 일을 미루면서 대신한 행동을 적어두는 것이죠.  

'일 미루기 일지'를 3일 정도 기록하면서 주로 어떤 상황에서 할 일을 뒤로 미루는지 자아성찰 해본다면, 기대 이상의 자기 발전 성과를 낼 수 있을거예요. 자신이 어떤 일을 어렵게 여기는지, 두려운 마음이 어떻게 일을 미루게 하는지를 알 수 있을 테니까요.

일러스트 | 정민영