[비즈니스 글쓰기 1부] 회사생활의 시작과 끝, 이메일 작성 비법

직장인이 되면 글쓰기와 이별할 줄 알았더니, 이게 웬걸! 이메일, 보고서, 기획안 등 매일매일이 글쓰기의 연속입니다. 한 취업사이트의 설문조사 결과 직장인의 88%가 ‘문서작성에 스트레스를 받은 적이 있다’고 답했다고 하니 말은 다했죠. 그래서 준비했습니다. 직장인들의 극복 대상인 비즈니스 글쓰기! 그 첫 시작은 이메일 작성입니다. 

혹시 아래와 같은 메일 받아본 적 있으세요? 열어보기도 전에 스팸함으로 직행했을 것 같은 이메일의 못된 예시입니다. 두서없고 예의 없는 이 이메일은 ‘저 신입사원이라 메일 처음 써본단 말이에요.’라고 호소하는 것 같습니다. 하나하나 뜯어 고쳐보겠...다는 건 무리인 것 같네요. 휴~ 한숨 한 번만 쉬고, 지금부터 새로 작성해보겠습니다.

이메일의 첫 인상을 결정하는 제목!

핵심 키워드를 넣어보세요

제목은 이메일의 얼굴이라고 해도 과언이 아니죠. 제목만 보고도 용건을 한눈에 파악할 수 있게 하는 것이 관건입니다. 내용에서 가장 핵심적인 부분을 제목으로 노출시키되, 주요 키워드를 사용해 함축적으로 담아내야 합니다. 그래야 추후에 검색하여 찾아보기에도 편리하거든요. 제목 앞에 [중요], [긴급], [보고], [협조], [문의], [제안], [회신요망] 등의 말머리를 넣어 수신자가 해야 할 일을 알려주는 것도 좋은 방법입니다.

이메일은 미스터리 소설이 아니기에

결론부터 간결하게 작성하세요

모든 글은 첫 문장이 가장 중요하잖아요. 이메일의 본문은 주요 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 결론부터 간략하게 적는 것이 좋습니다. 구구절절 길어진 문장은 메일의 목적을 흐리기 때문에 올바른 피드백을 받기 힘들거든요. 이메일은 읽을수록 빠져드는 미스터리 소설이 아니랍니다. :-)

첨부파일만 믿지 말고 

주요 내용은 본문에 요약하세요

파일을 첨부했다고 메일 본문에 작성해놓았음에도 불구하고 수신자가 첨부 파일의 내용에 대해 계속해서 질문해 귀찮았던 경험, 한 번쯤은 있으시죠? 다른 업무로 바쁜 수신자 입장에서는 첨부파일을 여는 것도 일이기 때문입니다. 첨부파일만 믿지 말고 본문에 첨부의 내용을 간략하게 요약해주세요. 숫자나 기호, 글자 크기, 색상, 볼드 등을 활용하면 훨씬 보기 좋겠죠?

피드백이 필요하다면

원하는 사항을 명확히 작성하세요

이메일을 보내는 목적이 단순한 공지나 보고용이라 하더라도 회의 참석 여부나 문서에 대한 피드백 등 받는 사람에게 기대하는 반응이 있을 거예요. 이런 경우 회신 기한과 요청사항을 명확하게 작성해주세요. 그럼 상대방으로부터 다른 답변을 받거나 아예 메일 회신을 받지 못하는 경우가 줄어들어 업무 효율을 높일 수 있답니다.

나의 일을 모든 사람에게 알려라!

참조엔 관련된 분들을 모두 넣어주세요

참조(CC)는 수신자 외 내용을 숙지하고 있어야 할 사람에게 보낼 때 쓰는데요, 답변의 의무는 없지만, 도움이 될만한 내용이 있다면 회신해도 좋다는 뜻을 담고 있어요. 이 참조를 잘 활용하는 것도 중요한 팁이랍니다. 업무와 관련된 사람을 참조에 넣어 메일 내용을 공유하면 내가 일일이 설명해주지 않아도, 업무 진행 상황에 대해 쉽게 파악할 수 있겠죠? 또 타 팀에게 업무 협조 요청 메일을 보낼 때 양쪽 상사를 참조로 넣으면 이메일의 공신력을 높일 수 있답니다. 

이메일은 회사에서 가장 많이 사용하는 의사소통 수단입니다. 이메일을 잘 작성하는 것만으로도 많은 사람들에게 좋은 인상을 남길 수 있어요. 완벽한 이메일을 작성하여 사랑받는 직원이 될 때까지 삼양이 여러분을 응원하겠습니다.