“따르릉” 사무실에 울리는 전화벨 소리가 두려움으로 느껴지나요? 그렇다면 주목하세요. 오늘 전해드릴 삼양그룹의 직장생활 꿀팁은 직장 내 전화 공포증을 극복하는 가장 현명한 방법! 업무전화 기본예절입니다.
한 취업사이트의 설문조사 결과에 따르면 직장인 91%가 전화 통화를 불편해하는 ‘전화 공포증’에 시달린다고 답했는데요. 이는 평소 문자, 모바일 메신저 등 비대면 의사소통에 익숙해져 있기 때문이라고 해요. 따라서 기본적인 업무전화 예절을 익히고 성공적인 전화 통화 경험을 쌓는다면, 나도 전화 커뮤니케이션 능력자가 될 수 있다는 뜻! 여러분을 전화받기 능력자의 길로 인도할 업무전화 기본예절, 지금부터 함께 체크해봐요 :-)
전화받기 전,
업무전화 체크리스트로 자신감 충전!
전화 통화가 어렵다고 느끼는 이유 중 하나는 ‘어떤 말을 해야 할지 몰라서’, ‘혹시나 말실수를 할까 봐’ 순간적으로 두려움이 앞서기 때문입니다. 업무전화에서 꼭 파악해야 할 체크리스트를 만들어 불필요한 말은 줄이고 필요한 말은 놓치지 않도록 준비해보세요. 누가?(전화하는 사람이 누구인지), 왜?(전화를 건 목적이 무엇인지), 무엇을?(나에게 요청하는 것은 무엇인지)를 파악한다면, 기본적으로 성공적인 업무전화가 될 거예요.
따르릉 전화벨이 울린다! 언제 어떻게 받아야 할까?
상냥한 목소리로 벨이 3번 울리기 전에 받아 좋은 첫인상을 남기세요.
서로의 모습과 표정을 보지 못하는 상태에서 진행되는 전화는 목소리와 억양을 통해 상대방의 모습을 상상하게 되죠. 보이지 않는다고 소홀하지 말고, 마치 상대방이 앞에 있는 듯 생기 있고 공손한 목소리로 받아주세요.
전화를 받는 타이밍은 벨 소리가 3번 정도 울렸을 때가 가장 적절한데요. 상대방을 너무 기다리게 하지 않으면서 마음의 준비를 할 수 있는 정도이죠. 공손한 목소리와 상대방을 배려하는 마음, 나의 친절한 전화 첫인상은 업무의 순조로움으로 이어지는 계기가 될 수 있습니다.
여보세요~ 아니죠! 간단한 인사와 함께 소속과 신분을 밝힙니다.
업무상 걸려온 전화를 받았을 때는 “여보세요” 보다 간단한 인사말과 함께 자신의 소속과 신분을 정확히 밝혀주세요. 위의 예시처럼 회사명, 소속 부서, 이름, 직함의 순서면 적당하겠죠?
또한 상대방의 소속과 신분도 확인해야 하는데요. 상대방이 누구인지 밝히지 않고 용무부터 이야기한다면, 일단 용무를 먼저 들어주고 소속과 성함을 확인하는 것이 좋습니다. 상대가 신분을 밝히면 다시 한번 정중히 인사하고 통화를 이어가면 돼요.
당황하지 말고 대안을 제시하세요.
사무실에 걸려오는 전화를 받았을 때, 다른 담당자를 찾는 전화를 받는 경우가 많죠. 해당 담당자에게 연결을 해줄 수 있을 때는 “담당자를 연결해드리겠습니다. 잠시만 기다려주세요”라는 멘트 후 전화를 연결해 주세요.
만약 담당자가 부재중이거나 전화를 받지 못하는 상황이라면, 상대방에게 사유를 전달하고 나중에 다시 전화하실지, 담당자가 전화를 할 수 있도록 메모를 남길지 의사를 확인합니다. 메모를 남길 때는 전화가 온 시간과, 전화 건 사람의 소속과 이름, 용무, 전화번호를 다시 한번 확인해두는 것이 좋아요. 혹시 담당자가 알아두면 좋을 사항이 있다면, 메모에 함께 남겨주는 센스!
전화를 걸어온 쪽에서 수화기를 놓을 때까지 기다려주세요.
업무 전화는 전화를 걸어온 쪽에서 먼저 끊는 것이 좋습니다. 혹시 상대방의 용건이 끝나지 않았는데 전화를 끊어버리는 일이 발생할 수 있기 때문이죠. 때문에 대화가 모두 끝났다면 “더 필요한 사항은 없으신가요? 이만/그만 끊겠습니다. 감사합니다” 정도의 인사말을 건넨 후, 수화기를 살짝 놓아 통화를 마무리합니다. 통화 종료 시 종종 사용하는 “들어가세요”는 명령형이고 일부 지역에서만 사용하기 때문에 피하는 것이 좋다고 해요!
효율적인 전화 커뮤니케이션을 위한 소소한 비법들
지금까지 업무전화를 받는 기본예절을 알아봤는데요. 여기에 몇 가지 Tip을 곁들이면 더욱 효율적인 전화 커뮤니케이션을 할 수 있어요. 먼저, 업무전화는 메모하는 습관을 들여보세요. 통화를 마친 후, “이것만 끝내고 해야지”하는 마음으로 원래 하던 업무로 복귀해서 열심히 일하다 보면 전화로 요청 받은 내용은 잊어버리기 쉬워요. 때문에 업무전화는 통화하면서 바로바로 메모해야 잊어버리지 않고, 정확하게 기록도 남길 수 있답니다. 업무 책상에 늘 필기도구를 준비해 두거나, 컴퓨터의 메모장 기능을 활용하는 것도 방법이에요!
또한 전화 업무가 너무 길어지고 논의사항이 많아지면, 내용에 혼선이 생길 수 있어요. 전화로는 중요하고 간단한 사항만 논의하고, 이후 자세한 내용은 이메일을 활용하세요. 이메일로 업무를 이어갈 때는, 전화로 논의했던 내용들도 간단히 메모해 추후에 혼돈이 없도록 하는 것이 좋습니다.
이메일만큼 회사에서 중요한 커뮤니케이션 수단으로 사용하는 “전화”. 기본적인 전화예절만 숙지한다면, 더 이상 떨지 않고 편안하고 당당하게 통화할 수 있어요! 오히려 전화받기를 즐길 수 있는 반전의 날이 오기까지, 삼양이 여러분을 응원하겠습니다. 😊
✔ 함께 익히면 더 좋은 업무 꿀팁
▶ 퇴근을 30분 당겨주는 삼양그룹의 직장생활 꿀팁 <엑셀 함수편> |
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