워드, 파워포인트, 한컴오피스 등등 직장생활 중에는 피해 갈 수 없는 다양한 문서 작성 프로그램이 존재하죠. 그중에서도 엑셀은 ‘숫자’를 다루는데 적합하고, 거기다 큰 벽 같은 존재 ‘함수’까지 존재해서 더욱 어렵게만 느껴지는데요. 하지만 빠르고 효과적으로 결과를 뽑아낼 수 있는 함수만 잘 사용해도 퇴근시간을 단축할 수 있다는 사실!
자, 지금부터 상사의 업무 지시가 시작됩니다. 업무 능률을 높여줄 함수들을 익히고, 아래 요청 사항을 하나씩 해결해 나가볼까요?
01. 범위 내에서 조건에 맞는 값을 도출하는 <통계함수>
수십, 수백 건에 달하는 방대한 양의 데이터를 하나하나 확인하는 것은 불가능한 일이죠. 이런 경우에는 조건에 맞는 값만 도출할 수 있는 ‘COUNT’, ‘SUM’, ‘RANK’, ‘MAX’, ‘MINI’ 같은 통계함수를 추천합니다.
“삼양그룹에서 생산 가능한 제품은 몇 개인가요? 그중 가 님이 담당하는 제품 수는 몇 개죠?”
보고해야 하는 것은 B열에 해당하는 생산 여부에 관한 결과입니다. 따라서 먼저 B열 전체를 지정하고 그다음에 생산이 가능하다는 의미인 ‘O’를 조건으로 설정하면 되는데요. 이때는 ‘COUNTIF’ 함수를 사용하면 됩니다. =COUNTIF(B3:B11,”O”)와 같이 입력해 보세요.
이어서 지시한 업무는 두 가지 조건을 만족하는 값을 도출해야 하기 때문에 ‘COUNTIFS’ 함수를 추천합니다. 먼저 생산 가능한 제품의 범위부터 지정하고 다음 단계에 담당자 조건(C열)을 추가해 보세요. 함수식은 다음과 같습니다. =COUNTIFS(B3:B11,”O”,C3:C11,”가”)
“삼양이 가계부에서 식비만 합산하면 얼마인가요? 그중 S카페에서 사용한 총액도 알려주세요.”
이번에는 합산을 해야 하는데요. ‘SUMIF’ 함수를 사용하면 쉽게 해결할 수 있습니다. 먼저 식비라는 데이터가 작성돼 있는 A열(구분) 전체를 선택하고 요청사항의 주 조건인 ‘식비’를 클릭한 후 마지막으로 합산할 범위(C열 지출액)를 지정하면 되죠. 즉 함수식은 =SUMIF(A3:A8,”식비”,C3:C8)로 완성할 수 있습니다.
다음은 식비 중 S카페에서 사용한 지출액만을 합산해야 하는데 이런 경우에는 ‘SUMIFS’를 사용해 조건을 추가하면 됩니다. 이때 유의해야 할 점은 합산할 범위를 먼저 지정하고 난 뒤에 식비와 S카페 등의 조건을 나열하면 됩니다. 바로 =SUMIFS(C3:C8,A3:A8,”식비”,B3:B8,”S카페”)처럼요.
“삼양그룹 퀴즈대회에서 삼OO 님은 몇 등인가요? 전체 최고점과 최저점도 알려주세요.”
비교적 간단한 일인데요. 삼OO 님의 점수가 참가자 중 몇 번째인지를 확인하려면 삼OO 님의 점수와 참가자 전체의 점수가 필요하죠. 그리고 이것을 ‘RANK’ 함수를 사용해 =RANK(1000,B3:B8)이라고 작성하면 끝!
위 내용을 참고하면 최고점과 최저점도 쉽게 구할 수 있습니다. 점수가 적힌 B열 전체를 지정하고 최고값은 ‘MAX’ 함수를, 최저값은 ‘MINI’ 함수를 기입해 완성하면 됩니다. =MAX(B3:B8), =MINI(B3:B8) 이렇게요!
02. 기준 범위의 행 데이터를 찾아 값을 표시하는 <참조함수>
원하는 데이터를 자동으로 추출할 수 있는 함수도 익혀 두면 유용하게 활용할 수 있습니다. 다양한 참조함수 중 특히 ‘VLOOKUP’은 실제 회계와 경영 관련 부서에서 빠른 일 처리를 위해 즐겨 사용한다고 하는데요. 자 그럼 요청사항을 확인해 볼까요?
“기존 사무용품 구입 단가에 맞춰 최종 리스트를 완성해 주세요.”
왼쪽에 보이는 A열과 B열의 데이터가 기존 사무용품 구입 리스트이고, 오른쪽 표는 완성해야 할 리스트입니다. 볼펜, 테이프, 키보드 등의 가격이 매번 동일하다는 가정하에 각 부서에서 구입할 용품을 나열하면 해당 단가를 자동으로 추출하여 최종 리스트를 완성해야 하는 것인데요. 따라서 찾으려는 값, 기준 범위, 가져올 열 번호, 찾을 방식이 필요합니다.
찾을 값 E열을 선택, 기준 범위(A3:B8)를 절대값으로 두고 2(가져올 열 번호/B열 단가)를 입력하여 =VLOOKUP(E3,$A$3:$B$8,2)과 같이 완성하면 됩니다. 이때 ‘절대참조($)’를 활용해 기존 리스트(왼쪽 데이터)를 변하지 않는 절대값으로 설정하는 것! 잊지 말아야 합니다.
03. 문자열에서 필요한 개수만큼 문자를 추출하는 <문자함수>
마지막으로 소개하는 함수는 원하는 문자만을 도출할 수 있는 것으로 문서를 빠르게 정리하는데 유용합니다. A열에 작성돼 있는 삼양그룹의 소재지를 시와 구로 구분하여 다시 작성하기를 상사가 요청하는데요.
“삼양그룹 소재지를 시와 구로 나눠서 작성해 주세요.”
기존 문자부터 선택하고 이어서 도출하고자 하는 텍스트의 개수를 입력하면 되는데 기준점을 중심으로 오른쪽에 있는 문자를 추출하면 =RIGHT(A3,3), 왼쪽 문자를 입력해야 하면 =LEFT(A3,2)라고 작성하면 됩니다.
여전히 눈으로 계산하고 손가락으로 세어보며 빈 셀을 하나하나 채워가고 있지는 않나요? 엑셀은 그때그때 필요한 함수만 완벽하게 익히면 무궁무진한 쓰임을 경험할 수 있는 프로그램입니다. 하루빨리 함수라는 높은 벽을 허물고 이제 퇴근시간을 앞당기는 엑셀 능력자가 되어 보세요😊
✔ 함께 익히면 더 좋은 업무 꿀팁 ▶ [비즈니스 글쓰기 1부] 회사생활의 시작과 끝, 이메일 작성 비법 |
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