[비즈니스 글쓰기 2부] 업무 커뮤니케이션의 핵심, 보고서 작성 비법

직장인의 하루를 잡아먹는 팀보고, 일간보고, 주간보고 등 수 많은 종류의 보고서! 하루에도 몇 번씩 보고서를 쓰지만, 쓸 때마다 긴장되고 울렁증이 찾아옵니다. 이는 비단 신입사원들만의 이야기는 아닌데요. 보고서, 도대체 어떻게 써야 잘 쓰는 걸까요? 

기존의 보고서에 말만 바꿔 채워 넣기 급급한 보고서가 아닌, 제대로 된 보고서 쓰는 방법을 지금부터 알려드리겠습니다. 

보고서의 흐름을 보여주는 한 장

목차만 잘 써도 50%는 완성된 보고서예요

집을 지을 때 뼈대가 튼튼해야 무너지지 않듯, 보고서의 핵심은 목차입니다. 목차가 중심을 잡고 있어야 보고서가 산으로 가지 않겠죠? 목차만 봐도 보고서의 흐름을 한눈에 파악할 수 있도록 주요 내용을 중심으로 일목요연하게 정리하는 것이 중요합니다. 

보고서를 받을 사람

정확한 타깃 설정이 중요해요

보고서는 누군가에게 보고하기 위해 만들어지는 문서라는 점을 꼭 기억하세요! 지금 작성하는 보고서를 받아 볼 대상, 즉 수요자의 전문성, 직책, 성향 등을 고려해 작성해야 합니다. 대상에 따라 보고서의 내용과 방향이 달라질 수 있기 때문인데요, 직속 상사에게 하는 보고와 팀 보고의 내용이 같을 순 없겠죠? 또, 나는 알고 있는 내용일지라도, 보고받는 사람에게는 생소할 수 있는 전문용어나 약어는 하단에 설명을 달아주세요. 보고서는 반드시 보고 받는 대상 맞춤형이어야 한답니다. 

보고서가 말하고자 하는 주제

핵심은 한 문장으로 요약해요

페이지 수가 많을수록 정성이 더 많이 들어간 보고서라고 생각하기 쉬워요. 그래서 불필요한 자료나 미사여구를 덧붙여 양을 늘리려고 애를 쓰기도 하죠. 하지만 이런 보고서를 받으면 “그래서? 어떻게 하자고?” 라는 의문이 가장 먼저 든다는 점! 장황한 설명이나 불필요한 자료는 보고서의 본질을 흐리기 때문입니다. 

보고서는 글짓기 솜씨를 뽐내는 문서가 아니므로 화려한 수식어구나 형용사는 가급적 자제하고 한 문장에 하나의 정보만 담는 것이 좋습니다. 같은 표현을 반복할 필요도 없어요. 보고서는 정확한 숫자와 구체적인 표현으로 이루어져야 하니까요. 좋은 보고서는 단번에 이해할 수 있도록 간결해야 한다는 것, 잊지 마세요!

작지만 큰 차이를 결정하는 디테일

충분한 시간을 가지고 정독해보세요

좋아하는 사람이 맞춤법이 틀린 문자메시지를 보내면, 그 사람에 대한 호감도가 급격히 하락한다고 하죠? 보고서도 마찬가지입니다. 오타, 띄어쓰기 등 기본적인 맞춤법이 틀리면, 아무리 내용이 좋고 전문적인 견해가 들어간 보고서라고 해도 신뢰도는 낮아집니다.

“보고서 작성 끝!” 하고 문서 작성 창을 닫아버리지 말고, 완성된 보고서를 여러 번 소리 내어 읽어보세요. 미처 발견하지 못했던 실수들을 생각보다 많이 잡아낼 수 있을 거예요. 

보고서의 가치 지키기 

제출기한을 지켜주세요

제 아무리 잘 쓴 보고서일지라도 제출기한을 넘기면 ‘쓸모없는 종이’가 되어버린다는 사실, 알고 계시죠? 보고서는 함께 일하는 동료와의 중요한 업무 커뮤니케이션의 수단이기 때문에 제출기한은 곧 보고서가 필요한 시점이랍니다. 필요한 순간까지 보고서가 완성되지 않는다면, 함께 일하는 동료들의 업무에도 차질이 생길 수 있겠죠? 

힘들게 보고서를 쓴 나의 가치도, 보고서의 가치도 모두 인정받고 싶다면 제출기한을 꼭 지키세요! 보고서는 회사에서 어떤 일을 진행하고자 할 때나 진행하고 나서 그것에 대해 설명하기 위해 작성하는 문서입니다. 이 보고서를 잘 써야 내가 마무리한 일에 대해 인정받을 수 있고, 향후 업무를 어떻게 처리해야 할지도 파악할 수도 있어요. 그래서 보고서 작성은 곧 업무 커뮤니케이션의 핵심이랍니다.

너무 겁먹지 마시고, 핵심 팁을 따라 작성해보세요. 처음부터 잘할 수는 없지만 꾸준히 노력하다 보면, 금세 칭찬받는 보고서를 쓰는 직장의 신이 될테니까요 :)