업(業)그레이드를 위한 직장인 꿀팁 1탄, 신입사원 멘붕 막는 파일 정리 법

인기 드라마 <미생> 속 장그래 인턴의 첫 업무는 뒤죽박죽이 된 ‘파일 정리’였습니다. 업무를 배우는 데만 해도 정신이 없는 신입사원에게 깔끔한 파일 정리는 쉽지 않은 일이지요. 시간이 갈수록 불어나는 업무 파일과 마주하고 싶지 않다면, 먼저 아래 이미지를 살펴볼까요? :-)

 

  

다음 중 가장 최악의 하루를 보낸 신입사원은?

여러분의 생각은? 

네, 모두가 최악의 상황입니다. :-(  

그중에서도 직장인이 가장 식은땀을 낸 실수로 ‘파일을 잘못 첨부해 이메일을 보내는 경우’를 꼽았는데요. 이러한 실수는 평소 파일 정리를 꼼꼼하게 해두면 충분히 방지할 수 있답니다. 지금부터 직장인 업(業)그레이드를 위한 파일 정리 법 노하우를 주목해 주세요! 

 

 

파일 정리 법 01. 

업무별로 폴더 정리하기

바쁜 업무 중에는 폴더의 이름을 지을 시간조차 없는 경우가 많지요. ‘뻐꾸기’, ‘직박구리’, ‘곤줄박이’ 등 조류 연구가로 오해받고 싶지 않다면 새 폴더의 명칭 그대로 쓰는 버릇은 고치는 게 좋습니다. 폴더의 위치도 정하지 못한 채 바탕화면에 나열하는 순간, 파일 찾기 대혼란이 시작되니까요.

우선 최상위 폴더는 고객사가 있는 경우라면 고객사별로, 프로젝트 중심으로 작업하는 경우라면 프로젝트별로 생성합니다. 그다음 하위 폴더는 각각의 업무별로 생성하고, 그 안에서 일정한 주기로 발생하는 작업은 일간, 주간, 월간 단위로 분류합니다. 정렬 기준은 이름순으로 설정하는 것이 일반적인데요. 숫자와 가나다순으로 단순 나열되기 때문에 업무 폴더를 중요도 순으로 보고 싶다면 숫자+업무명으로 넘버링하여 정리합니다. 

EX) 삼양그룹 > 001.보고서 > 01.월간 > 3월

 

 

파일 정리 법 02. 

Ctrl+F보다 빨리 찾는 파일명 작성법 익히기

 

파일을 찾을 때 파일명을 살피기 보다 파일을 열어보아야 직성이 풀리는 분들이 있지요. 파일 관리 노하우가 부족한 분들이라면 파일명 작성의 3가지 규칙을 익혀보세요.

①공백을 넣지 않고 구분자로 나누기

파일명에 공백이 들어가면 파일을 업로드하거나 첨부할 때 오류가 생기는 경우가 있습니다. 파일명의 공백은 '언더바(_)'로 연결하고 종속된 연관 구분자는 '마이너스 기호(-)'로 이어주는 것을 원칙으로 합니다.

EX) 삼양그룹_서포터즈모집_리플렛디자인-가이드라인_20200303.pptx

②날짜 우선 프로젝트는 가장 먼저 날짜를 기재하기

날짜를 보통 뒷부분에 적는 경우가 많지만, 날짜 별 진행과정이 중요한 업무라면 파일명 앞에 날짜를 먼저 넣는 방법을 권장합니다. 날짜 순으로 상단에 리스팅되어 관리가 쉬워집니다. 해당 날짜에도 수정 업무가 많아 여러 차례 파일이 생성되는 경우 각각의 버전을 기재하면 원본 파일의 손상을 막을 수 있습니다. 

EX) 20200103_삼양그룹_신입사원모집-채용설명회_v1.psd

③영문 파일명은 대, 소문자로 구분하기 

한글과 달리 영문은 철자 수가 많아져 파일명이 길어지는 경우가 생깁니다. 영문으로 파일명은 작성할 때는 대, 소문자를 구분하여 작성해야 가독성이 높아집니다. 

EX) 20200103_SamyangSeeds_LeafletDesign-Guideline.pdf

 

 

파일 정리 법 03. 

파일명의 일관성 유지하기

 

위 그림 중 최종 파일은 무엇일까요? 모두 열어보지 않는 이상 명탐정 코난이 와도 맞추기 어렵겠지요. 다만 더 이상 수정이 없길 바라는 담당자의 기분은 짐작할 수 있습니다. :-)

파일명은 한번 정한 이상 자기가 정한 원칙을 유지하는 것이 좋습니다. 가령 날짜를 적으려면 연도부터 적을지(200303), 연도를 제외하고 월, 일(0303)만 적을지 생각해야 합니다. 파일명의 날짜는 해당 업무의 작업일로 할 것인지, 완료일로 할 것인지도 정해야 하고요. 최종 파일의 경우, 본인이 작업한 최종 버전과 관리자의 최종 버전을 구분해 적어 두어야 합니다. 그래야 최종 파일이 아닌 버전으로 회의를 진행하는 실수도 막을 수 있겠지요. 

 

  

파일 정리 법 04. 

‘휴지통’ 파일 이용하기

 

끝난 프로젝트는 최종 버전만 남기고 필요 없다고 생각되는 파일은 부지런히 정리하는 게 좋습니다. 파일 검색 시 여러 파일이 나오기보다는 최종 파일만 나와야 관리가 편하지요. 하지만 이미 끝난 프로젝트라고 해도 휴지통에 버렸던 파일이 다시 필요한 상황이 종종 발생합니다. 이럴 때는 윈도우 휴지통이 아닌 ‘휴지통’이라는 이름의 폴더를 만들어 이용해 보세요. 파일을 버리지 않았으니 안심할 수 있고, 압축해 두면 용량도 많이 차지하지 않아 꼭 필요할 때 꺼내 볼 수 있답니다. 

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파일 정리는 업무의 첫 단추를 끼우는 것과 같습니다. 처음에는 어렵겠지만 한번 익혀 두면 그만큼 업무 효율이 향상될 테니 오늘부터 적용해보는 건 어떨까요? 신입사원 시절에 들인 좋은 버릇은 훗날 좋은 성과로 돌아올 거예요. 시작하는 당신, 삼양이 응원합니다. :-)

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